Jatkuva muutos edellyttää usein työn uudelleenorganisointia. Vaikka muutosjohtamisen tarve tunnistetaan muutosten läpivienti osoittautuu kuitenkin niin usein haasteelliseksi.
Kuntien toimintaympäristössä on tapahtumassa monia muutoksia. Henkilöstö ikääntyy, digitalisaation kehitys etenee ja palveluiden laatuun kiinnitetään yhä enemmän huomiota. Samalla kuntatyö muuttuu, ja puhutaankin työn murroksesta. Tämä haastaa kunnat kehittämään toimintatapojaan tulevaisuuden tarpeet huomioiden ja pohtimaan uusia työn organisoinnin tapoja. Hallinto- ja tukipalvelut keskitetysti tiimeissä Tutkin pro gradu -tutkielmassani muutosjohtamisen haasteita työjaon ja työtehtävien uudelleenorganisointiin liittyvässä muutoksessa. Halusin selvittää henkilöstön kokemusten perusteella, miten muutosjohtamisella voidaan vaikuttaa työn uudelleenorganisoinnin onnistumiseen ja miten henkilöstö voidaan huomioida muutoksessa. Tutkimuskohteena oli Iisalmen kaupungissa toteutettu organisaatiouudistus, jossa siirryttiin tuottamaan hallinto- ja tukipalvelut keskitetysti tiimeissä, ja jossa työnjako ja työtehtävät määriteltiin uudelleen. Suunnitelmallinen, tavoitteellinen ja hallittu muutos Tutkimukseni tulosten perusteella työtehtävien uudelleenorganisointi edellyttää suunnitelmallista, tavoitteellista ja hallittua muutosjohtamista sekä vahvaa visiota muutoksen tavoitetilasta. Hyvin suunniteltu, aikataulutettu ja johdettu prosessi etenee määrätietoisesti kohti päämäärää muutoksen kokonaisvaltaisuudesta huolimatta. Johdon ja esimiesten sitoutuminen muutokseen tuli esille tärkeänä muutoksen etenemistä tukevana tekijänä, koska sillä oli nähtävissä yhteys henkilöstön muutokseen suhtautumiseen. Muutosviestintä ja henkilöstön osallisuus muutoksen toteutuksen kulmakivinä Riittävällä ja oikea-aikaisella muutosviestinnällä oli haastatteluiden perusteella keskeinen rooli työnjaon ja työtehtävien uudelleenmäärittelyyn liittyvän muutoksen toteutuksessa muutosprosessin kaikissa vaiheissa. Muutoksen alkuvaiheessa korostui henkilöstön tarve tietää, mitä muutos tarkoittaa itselle ja työyhteisölle. Muutoksen edetessä tiedon saannilla oli keskeinen merkitys henkilöstön läpikäydessä omaa muutosprosessiaan ja erityisesti turhien huhujen ja pelkojen synnyn ehkäisemisessä. Henkilöstön osallisuus tuli myös esille kaikki muutoksen vaiheet läpäisevänä muutoksen toteutusta edistävänä tekijänä. Henkilöstölle on tärkeää tulla huomioiduksi ja kuulluksi muutoksessa erityisesti, kun kyseessä on heidän päivittäiseen työhönsä perustavanlaatuisesti vaikuttava muutos. Henkilöstön ja esimiesten kokemuksen ja osaamisen hyödyntämisen tärkeys tuli esille muutosprosessin eri vaiheissa, mutta se korostui etenkin uusien tehtäväkuvien määrittämisen yhteydessä. Muutoskirjallisuudessa tuodaan vahvasti esille henkilöstön osallisuuden ja muutosviestinnän tärkeys, mutta niiden käytännön toteutus on usein haastavaa. Niiden onnistumiseen voidaan tutkimukseni tulosten perusteella kuitenkin vaikuttaa kaikkien osapuolten aktiivisella toiminnalla ja hyvällä yhteistyöllä. Ihmisläheinen johtamisote muutoksen onnistumisen edellytyksenä Työnjaon ja työtehtävien uudelleenorganisointi voi vaikuttaa työntekijän työhön hyvin kokonaisvaltaisesti. Muutos ei välttämättä kosketa pelkästään työtehtäviä ja tehtävänimikettä, vaan sillä voi olla vaikutusta niin työtovereihin, esimieheen kuin työpisteen sijaintiinkin. Tämä edellyttää johdolta ja esimiehiltä ymmärrystä siitä, että työn uudelleenorganisointi on muutoksena henkilöstölle hyvin henkilökohtainen ja se synnyttää henkilöstössä erilaisia tunnereaktioita. Henkilöstön kokemat huolet ja epävarmuus tulevasta korostavat heidän tarvettaan tulla kuulluksi ja saada tukea esimiehiltä. Aiempi tutkimus tukee johtopäätöksiäni siitä, että työn uudelleenorganisointiin liittyvän muutoksen henkilökohtaisuus edellyttää onnistuakseen ihmisläheistä johtamisotetta. Sen keskiössä ovat johdon ja esimiesten avoimuus ja läsnä oleminen sekä työntekijöiden arvostaminen ja yksilöllinen huomiointi. Työnjaon ja työtehtävien uudelleenorganisointi saa työntekijät pohtimaan omaa suhtautumistaan työhön ja arvioimaan omaa rooliaan työyhteisössä. Tämä vahvistaa johdolta ja esimiehiltä tarvittavan avoimuuden ja tuen merkitystä. Muutosviestinnän onnistunut toteutus, henkilöstön osallisuusmahdollisuuksien varmistaminen ja muutostuen tarjoaminen vaikuttavat henkilöstön muutokseen suhtautumiseen. Näiden seikkojen aktiivinen huomioon ottaminen tukee muutoksen onnistumista ja vahvistaa työntekijöiden myönteistä muutoskokemusta. Lopuksi Työn uudelleenorganisointi koskettaa työntekijöitä hyvin läheltä. Kyseessä ei ole pelkästään toimintatavan muutos, vaan myös ajattelutavan muutos. Sitä edellytetään niin työntekijöiltä, esimiehiltä, ylimmältä johdolta kuin poliittiselta johdoltakin. Päädyin tutkimukseni tulosten perusteella siihen johtopäätökseen, että työnjaon ja tehtäväkuvien uudelleenorganisointi on muutosjohtamisen näkökulmasta haastava. Työtehtävien muutos koskettaa työntekijöitä niin henkilökohtaisella tasolla, että se vaatii johtamiselta enemmän ihmisläheistä otetta. Kuntasektorin muutokset ovat perinteisesti ylhäältä johdettuja, mutta tämän tutkimuksen tulokset osoittavat, että sen rinnalla tarvitaan vahvasti henkilöstön osaamista ja kokemusta huomioivaa, henkilöstöä osallistavaa johtamista. Toimiva lopputulos saadaan aikaan koko organisaation osaaminen ja voimavarat yhdistämällä. Tanja Aska Lapin yliopisto Yhteiskuntatieteiden tiedekunta Kirjoitus perustuu hallintotieteen pro gradu -tutkielmaan ”Muutosjohtamisen haasteet työn uudelleenorganisoinnissa”. |
Yhteisillä tulillaLapin yliopiston yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan tutkimusyhteisön blogi. Categories |
Yhteisillä tulilla | Yhteisillä tulilla |