Tieto on työnteon edellytys ja laajemmassa kuvassa elintärkeää organisaatioiden toiminnalle. On siis keskeistä, että tietoa jaetaan organisaatioissa laajasti yhteiseen käyttöön ja se on kaikkien hyödynnettävissä. Jotta tietoa saadaan jaettua parhaalla mahdollisella tavalla, on tärkeää tunnistaa, miten sitä voidaan tukea.
Elämme aikaa, jossa arjen työ ja kommunikaatio ovat siirtyneet entistä vahvemmin digitaalisille alustoille ja kasvokkainen vuorovaikutus on monessa organisaatiossa vähentynyt aiemmasta [1]. Näin ollen tietoa jaetaan organisaatioissa usein sähköisten kanavien kautta. Millaisiin asioihin organisaatioissa kannattaa kiinnittää siis huomiota, kun halutaan tukea tiedon sähköistä jakamista? Yhteiset pelisäännöt tukevat tiedon jakamista Onnistunut tiedon sähköinen jakaminen vaatii organisaation johdolta ja esihenkilöiltä linjaamista ja ohjaamista. Kyse on esimerkiksi sen sanoittamisesta, millaisia tiedon jakamisen toimintatapoja ja käytösmalleja organisaatiossa halutaan tukea. Organisaatiossa on keskeistä sopia, millä tavalla ja missä kanavissa tietoa jaetaan yhteisesti. Ilman selkeitä yhteisiä sääntöjä jokainen työntekijä voi valita tiedon jakamisen tavan mieltymystensä mukaan. Keskenään erilaiset tavat vaikuttavat edelleen koko työyhteisön ja organisaation tapoihin jakaa tietoa. Tämän seurauksena tieto esimerkiksi hajaantuu herkästi kaikkiin käytössä oleviin kanaviin. Yhtä olennaista on huolehtia, että sovitusta pidetään kiinni. Kertokaa, että tiedon jakamista arvostetaan Kun työntekijät jakavat tietoa, jokaisen toimintaan heijastuvat hänen oma motivaationsa ja asenteensa. Organisaatiossa voidaan vaikuttaa yksilöiden halukkuuteen jakaa tietoa esimerkiksi tukemalla luottamusta korostavaa ilmapiiriä sekä laajemminkin panostamalla tietoystävälliseen kulttuuriin [2]. Lisäksi on tärkeää, että tiedon jakamiseen ja sen sisäistämiseen on varattu riittävästi aikaa. Organisaation kannattaa myös viestiä työntekijöilleen laajasti, kuinka tiedon jakamista arvostetaan. Tämä sekä esihenkilöiltä ja työkavereilta saatu positiivinen palaute ja kehut toimivat keskeisinä kannustimina tiedon jakamiseen. Sovellusten ominaisuudet auttavat Tiedon jakamista ja jaetun tiedon käsittelyä on mahdollista helpottaa hyödyntämällä sähköisten työkalujen ominaisuuksia. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tiedon järjestämistä kunkin työkalun tarjoamien mahdollisuuksien mukaan ja yhteisesti sovittua logiikkaa, mistä jaetut tiedot löytyvät. Organisaatiolta tämä vaatii yhteisten linjausten lisäksi työntekijöiden tukemista ja ohjaamista käyttämään työkaluja halutuilla tavoilla. Keskeistä on huolehtia myös siitä, että työntekijöillä on riittävä tekninen osaaminen työkalujen käyttöön. Tekniset ratkaisut tarjoavat myös edellytyksiä toisten reaktioiden tunnistamiseen ja sosiaaliseen vuorovaikutukseen, jotka molemmat tukevat keskeisesti tiedon jakamista. Tämänkin vuoksi sovellusten antamia vuorovaikutteisia mahdollisuuksia kannattaa hyödyntää ja kannustaa työntekijöitä käyttämään niitä tiedon jakamiseen. Miten teillä tuetaan tiedon jakamista? Huomioimalla tiedon jakamiseen vaikuttavia tekijöitä organisaatiossa huolehditaan siitä, että tietoa saadaan lisättyä yhteiseen tietopohjaan sekä hyödynnettyä sitä paremmin päivittäisessä työssä ja toiminnan kehittämisessä. Millä tavoin teidän organisaatiossanne on kiinnitetty huomiota tiedon sähköisen jakamiseen ja sen tukemiseen? Tiia-Maria Juuso Yhteiskuntatieteiden tiedekunta, Lapin yliopisto Kirjoitus perustuu hallintotieteiden pro gradu -tutkielmaan Tiedon sähköiseen jakamiseen vaikuttavat tekijät - Case Oulun kaupunki. Tutkielman ohjaajina toimivat Marjo Suhonen ja Esa Posio. Lähteet:
Comments are closed.
|
Yhteisillä tulillaLapin yliopiston yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan tutkimusyhteisön blogi. Categories |
Yhteisillä tulilla | Yhteisillä tulilla |