Asianmukaisesti toteutettu asianhallinta vastaa vaatimuksiin ja rakentaa etuja organisaatioiden toimintaan myös substanssitehtävien näkökulmasta. Asiakirjallinen tieto kuntaorganisaatioissa
Julkisten organisaatioiden toiminnan yhteydessä syntyvillä ja vastaanotetuilla asiakirjoilla on organisaatioiden ja kansalaisten kannalta tärkeitä merkitysarvoja. Asiakirjojen arvon ja merkitysten tunnistaminen on tärkeää organisaatioiden toiminnan jatkuvuuden, vastuullisen toiminnan ja prosessien todentamisen vuoksi sekä esimerkiksi kuntalaisten palveluiden kannalta. Toimintaympäristö asettaa asian- ja asiakirjahallinnalle erilaisia ulkoisia vaatimuksia, mutta toimintojen digitalisoituminen voi tuoda myös merkittäviä hyötyjä. Huolellisesti toteutettu asian- ja asiakirjahallinta on organisaatioille asetettujen vaatimusten mukaista ja edistää hyvää hallintotapaa. Informaatiokulttuurin määrittyminen Organisaation informaatiokulttuuri muodostuu informaatiolle annettavasta arvosta ja siihen suhtautumisesta [1]. Koska asiakirjat muodostavat yhden organisaation tärkeimmistä tietovarannoista, tulisi tiedonhallinnassa tarkastella sitä, kuinka organisaatiossa työskentelevät suhtautuvat asiakirjoihin ja millaisia arvoja ja normeja asiakirjojen käsittelyyn liitetään. Asian- ja asiakirjahallintaa määrittävät siis merkittävästi myös inhimilliset tekijät, vaikka usein keskitytäänkin teknisempiin järjestelmänäkökulmiin. Informaatiokulttuuria määrittäviä tekijöitä voidaan tarkastella esimerkiksi Information Culture Framework -viitekehyksen kautta, jossa pyramidimallin eri tasoille sijoittuvat muun muassa seuraavat tekijät: - asiakirjoille annettava arvo - tietoisuus asian- ja asiakirjahallintaan kohdistuvasta sääntelystä ja ohjeista - informaatiokäytännöt ja -preferenssit - informaatiokompetenssit - järjestelmäratkaisut Tutkimuksessani tarkastelin kuntaorganisaation informaatiokulttuuria ilmentäviä tekijöitä haastatteluaineiston kautta. Aineistosta ilmenneitä informaatiokulttuuria määrittäviä tekijöitä sijoitin ICF-mallin eri tasoille ja tarkastelin näiden tekijöiden suhdetta paitsi tutkittavan organisaation sähköisen asianhallinnan toteuttamiseen, myös toisiinsa. Keskeisenä tutkimuksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että informaatiokulttuuria rakentavia tekijöitä ei tulisi tarkastella eristyksissä toisiinsa nähden – kokonaisuuden hahmottaminen myös asian- ja asiakirjahallinnan järjestämisessä on arvokasta. Inhimilliset tekijät määrittävät informaatiokulttuuria ja niiden huomiointi toimintojen järjestämisessä vahvistaa asian- ja asiakirjahallintaa. Arvokas informaatio ja sen hallinta Tutkittavassa organisaatiossa asiakirjallista tietoa arvotettiin erityisesti siitä näkökulmasta, että huolellisesti tallennettuun tietoon voidaan palata ja se auttaa todentamaan organisaation toimintaa myöhemmissäkin vaiheissa. Sähköinen säilytysmuoto on tuonut työhön paikkariippumattomuutta ja välittömyyttä, mikä luo etuja myös käyttäjien omaan työhön. Sähköiseen maailmaan siirtyneen asianhallinnan perehdytyksen tueksi kaivattiin käyttäjälähtöistä otetta, jossa toimintoja tarkastellaan erityisesti henkilöstön omien työtehtävien näkökulmasta. Asian- ja asiakirjahallinnan toteuttamista voivatkin organisaatioiden näkökulmasta haastaa esimerkiksi aikaresurssit sekä moninainen sääntely-ympäristö. Tärkeintä on muistaa, että toiminnoista ja niiden asianmukaisesta toteuttamisesta vastaavat viimekädessä ihmiset. Sofia Harju Yhteiskuntatieteiden tiedekunta Kirjoitus perustuu hallintotieteen pro gradu -tutkielmaan Informaatiokulttuuria määrittävät tekijät ja niiden luomat edellytykset kuntaorganisaation sähköisessä asianhallinnassa. Tutkielman ohjaajana toimi Jaana Leinonen. Lähteet: 1. Oliver, G. ja Foscarini, F. (2020) Record Keeping Cultures. Facet. Comments are closed.
|
Yhteisillä tulillaLapin yliopiston yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan tutkimusyhteisön blogi. Categories |
Yhteisillä tulilla | Yhteisillä tulilla |